Thực hiện chỉ đạo của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, Bộ Khoa học và Công nghệ vừa ban hành Hướng dẫn số hóa hồ sơ, tài liệu thống nhất trong hệ thống chính trị, tạo khung kỹ thuật và quy trình chuẩn để các bộ, ngành, địa phương triển khai đồng bộ. Đây là bước đi quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Mô tả quy trình số hoá hồ sơ, tài liệu (Ảnh sưu tầm)
Theo Thông báo số 07-TB/CQTTBCĐ ngày 15 tháng 10 năm 2025, Tổng Bí thư Tô Lâm yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ, coi đây là nhiệm vụ cấp thiết trong triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Bám sát chỉ đạo này, Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp các bộ, ngành xây dựng hướng dẫn thống nhất nhằm giải quyết những vướng mắc phát sinh từ thực tiễn, đồng thời bảo đảm tính đồng bộ giữa các hệ thống thông tin trong toàn bộ hệ thống chính trị.
Hướng dẫn quy định rõ nguyên tắc số hóa, trong đó nhấn mạnh yêu cầu bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu, tuân thủ tiêu chuẩn định dạng, an toàn thông tin và giá trị pháp lý của bản điện tử sau số hóa. Việc “lấy người sử dụng làm trung tâm” cũng được khẳng định, nhằm giảm thời gian xử lý công việc, đơn giản hóa thủ tục và mở rộng khả năng khai thác, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan.
Một điểm nhấn quan trọng của tài liệu là phân loại ưu tiên số hóa, tập trung vào tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, hồ sơ phục vụ trực tiếp cho quản lý điều hành, tài liệu thường xuyên tra cứu hoặc có nguy cơ hư hỏng. Đồng thời, hướng dẫn cũng yêu cầu các cơ quan đánh giá rủi ro trước khi số hóa, nhằm bảo đảm an toàn cho tài liệu gốc; đánh giá chi phí – lợi ích để bảo đảm hiệu quả đầu tư và phù hợp với nguồn lực từng đơn vị.
Quy trình số hóa được chuẩn hóa thành 6 bước, từ chuẩn bị tài liệu, thiết lập thông số kỹ thuật, OCR, tạo lập metadata, ký số đến lưu trữ và chia sẻ qua API dùng chung. Quy trình này bảo đảm sự thống nhất, liên thông và tích hợp dữ liệu trong hệ thống thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước.
Đối với tỉnh Lào Cai, việc ban hành hướng dẫn thống nhất giúp các cơ quan, đơn vị có căn cứ kỹ thuật và pháp lý để triển khai đồng bộ công tác số hóa. Sở Khoa học và Công nghệ sẽ đóng vai trò nòng cốt trong tham mưu, hướng dẫn, phối hợp và hỗ trợ kỹ thuật, góp phần đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số của tỉnh.
Số hóa hồ sơ không chỉ là nhiệm vụ chuyên môn mà còn là giải pháp quan trọng để tối ưu hóa quy trình, tăng tốc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản trị công. Khi dữ liệu được quản lý tập trung, an toàn và khai thác thuận tiện, năng suất của bộ máy được nâng cao, giảm chi phí, tăng tính minh bạch và tạo nền tảng để tỉnh Lào Cai chuyển đổi mạnh mẽ sang mô hình hoạt động số./.
Phan Thị Thu Thuỷ - Trung tâm Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo tỉnh Lào Cai
