Thực hiện Kế hoạch số 150/KH-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh, việc đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO gắn với chuyển đổi số đang đặt ra yêu cầu chuyển từ phương thức quản lý ISO truyền thống sang ISO điện tử. Đây không đơn thuần là thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử, mà là đổi mới phương thức tổ chức, kiểm soát và đánh giá quá trình giải quyết công việc, góp phần thực hiện cải cách hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.
ISO truyền thống và ISO điện tử – khác nhau ở phương thức vận hành
ISO truyền thống và ISO điện tử đều dựa trên nguyên tắc chung của hệ thống quản lý chất lượng: công việc phải được chuẩn hóa thành quy trình, xác định rõ đầu vào, đầu ra, trách nhiệm, trình tự, thời gian xử lý và cơ chế kiểm soát, cải tiến.
Tuy nhiên, với ISO truyền thống, việc thực hiện và kiểm soát quy trình chủ yếu dựa trên văn bản, biểu mẫu và hồ sơ giấy. Việc theo dõi, luân chuyển, ký duyệt, lưu trữ và tra cứu hồ sơ còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công.
ISO điện tử đưa các quy trình này lên môi trường số. Các bước tiếp nhận, phân công, xử lý, kiểm tra, phê duyệt, cập nhật kết quả và lưu trữ được thực hiện, theo dõi và kiểm soát trên hệ thống điện tử. Vì vậy, ISO điện tử không phải là một hệ thống ISO mới mà là phương thức vận hành hệ thống quản lý chất lượng trên nền tảng số.
Từ ISO điện tử đến cải cách hành chính và dịch vụ công
Giá trị lớn nhất của ISO điện tử không nằm ở việc giảm hồ sơ giấy mà ở khả năng chuẩn hóa và minh bạch hóa quá trình giải quyết công việc. Đây cũng chính là điểm giao thoa giữa ISO, cải cách hành chính và chuyển đổi số.
Khi một quy trình được chuẩn hóa và vận hành trên môi trường điện tử, cơ quan, đơn vị có thể kiểm soát rõ hơn việc ai thực hiện, thực hiện ở bước nào, thời gian bao lâu và kết quả ra sao. Những khâu trung gian không cần thiết, việc yêu cầu thông tin trùng lặp hoặc tình trạng hồ sơ chậm xử lý có điều kiện được nhận diện và cải tiến.
Đối với các thủ tục hành chính và dịch vụ công, cách tiếp cận này càng có ý nghĩa. Quy trình nội bộ của cơ quan được chuẩn hóa tốt sẽ tạo nền tảng để quy trình giải quyết thủ tục hành chính được vận hành thống nhất, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Khi kết hợp với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến và cơ chế theo dõi trạng thái hồ sơ, người dân và doanh nghiệp có thể thuận tiện hơn trong việc nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ và nhận kết quả mà không phải đi lại nhiều lần.
Nói cách khác, ISO điện tử là công cụ quản trị bên trong, còn cải cách hành chính và dịch vụ công là nơi người dân, doanh nghiệp cảm nhận rõ hơn kết quả của quá trình cải tiến đó. Một quy trình được số hóa nhưng vẫn còn nhiều bước trung gian, yêu cầu giấy tờ không cần thiết hoặc xử lý chậm thì chưa thể coi là chuyển đổi số hiệu quả.
Quy trình nào có thể chuyển đổi sang ISO điện tử?
Không nhất thiết phải chuyển đổi toàn bộ quy trình cùng một lúc. Các cơ quan, đơn vị có thể ưu tiên những quy trình có tần suất thực hiện cao, trình tự rõ ràng, nhiều bước luân chuyển, cần kiểm soát thời hạn hoặc thường xuyên phát sinh hồ sơ.
Có thể lựa chọn trước các nhóm quy trình như: tiếp nhận và xử lý văn bản; kiểm soát và ban hành tài liệu ISO; xử lý hồ sơ công việc nội bộ; phê duyệt và theo dõi nhiệm vụ; quản lý hồ sơ chuyên môn; đánh giá nội bộ; xử lý điểm không phù hợp và theo dõi hành động khắc phục. Đối với các quy trình có liên quan trực tiếp đến giải quyết thủ tục hành chính, cần đặc biệt chú trọng khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống dùng chung, tránh tạo thêm một quy trình điện tử độc lập bên cạnh hệ thống dịch vụ công.
Để chuyển đổi hiệu quả, trước hết cần rà soát và đơn giản hóa quy trình hiện hành; xác định rõ trách nhiệm, thời gian, điểm kiểm soát; chuẩn hóa biểu mẫu và dữ liệu; sau đó mới thực hiện số hóa và cấu hình trên hệ thống. Đây là nguyên tắc quan trọng để tránh tình trạng “đưa quy trình thủ công lên máy tính” nhưng bản chất công việc không thay đổi.
ISO điện tử – nền tảng cho nền hành chính hiện đại
Chuyển đổi từ ISO truyền thống sang ISO điện tử cần được nhìn nhận trong mối quan hệ tổng thể giữa quản lý chất lượng – cải cách hành chính – chuyển đổi số – cung cấp dịch vụ công. Nếu ISO truyền thống giúp cơ quan xác lập “làm đúng quy trình”, thì ISO điện tử tiến thêm một bước: giúp theo dõi, kiểm soát và cải tiến quy trình bằng dữ liệu.
Mục tiêu cuối cùng của Kế hoạch 150 không chỉ là giảm giấy tờ hay hình thành thêm một phần mềm quản lý, mà hướng tới xây dựng phương thức quản lý khoa học, minh bạch, có khả năng đo lường và cải tiến liên tục. Khi quy trình nội bộ được chuẩn hóa, số hóa và vận hành hiệu quả, chất lượng giải quyết công việc được nâng lên, qua đó góp phần xây dựng nền hành chính phục vụ, nâng cao chất lượng dịch vụ công và mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp./.
Hà Thị Hương Xoan
Trung tâm Khoa học, Công nghệ và Đổi mới sáng tạo tỉnh Lào Cai
